Datenschutzerklärung

DATENSCHUTZ FÜR GESCHÄFTSPARTNER/INNEN

Datenschutzinformation für Geschäftspartner der JobInside UG

Warum gibt es dieses Dokument?

Der Schutz personenbezogener Daten ist für JobInside UG von zentraler Bedeutung. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verpflichten uns dazu, umfassende Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bereitzustellen.

Mit dieser Datenschutzinformation möchten wir Ihnen erläutern, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen verarbeiten und welche Rechte Sie im Hinblick auf Ihre Daten gegenüber JobInside UG haben.

Wir haben diese Information so verständlich wie möglich formuliert. Sollten dennoch Unklarheiten bestehen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren – wir helfen Ihnen gerne weiter und erklären Ihnen unsere Datenschutzmaßnahmen im Detail.

An wen richtet sich diese Datenschutzerklärung?

Diese Datenschutzinformation richtet sich an unsere Geschäftspartner, darunter:

• Kunden und Lieferanten, die mit uns Verträge über Dienstleistungen oder Produktlieferungen abschließen oder abgeschlossen haben.
• Unternehmen, Organisationen oder Einzelpersonen, mit denen wir regelmäßig oder im Einzelfall Informationen austauschen, auch wenn keine direkte vertragliche Beziehung besteht.

Dazu zählen beispielsweise Kooperationspartner und Branchenverbände, mit denen wir unser Netzwerk pflegen, Fachwissen teilen und unsere Dienstleistungen optimieren.

💡 Hinweis: Für Bewerberinnen und Bewerber, die sich über JobInside UG auf eine Stelle bewerben, haben wir eine separate Datenschutzinformation für Bewerber. Diese wird direkt im Bewerbungsprozess zur Verfügung gestellt.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

📌 JobInside UG
📍 Burgstraße 10, 65439 Flörsheim am Main
📧 E-Mail: info@job-inside.de

Wenn in dieser Datenschutzerklärung von „wir“, „uns“ oder „das Unternehmen“ die Rede ist, bezieht sich dies stets auf JobInside UG.

Wir haben keinen gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutzbeauftragten. Falls Sie Fragen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben, können Sie sich jedoch jederzeit über die oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.

Welche Daten verarbeiten wir?

Damit wir Geschäftsbeziehungen pflegen und unsere Dienstleistungen erbringen können, ist die Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten erforderlich. Dazu gehören in erster Linie Unternehmens- und Kontaktdaten, die unter bestimmten Umständen als personenbezogene Daten gelten können.

Stammdaten

Die sogenannten Stammdaten umfassen grundlegende Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre Ansprechpartner und unsere Geschäftsbeziehung. Dazu gehören beispielsweise:

✅ Firmenbezeichnung und Adresse
✅ Vertragsdaten (z. B. abgeschlossene Verträge, Angebots- und Rechnungsdetails)
✅ Namen der Kontaktpersonen innerhalb Ihres Unternehmens
✅ Kontaktdaten der Ansprechpartner (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Funktion im Unternehmen)
✅ Bankverbindungen und steuerliche Informationen

Verlaufsdaten

Neben den Stammdaten speichern wir auch Verlaufsdaten, die sich aus unserer Geschäftsbeziehung ergeben, darunter:

✅ Informationen zu gelieferten Produkten oder erbrachten Dienstleistungen
✅ Kommunikation mit Ansprechpartnern (z. B. per E-Mail oder Telefon)
✅ Angaben zur Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens, sofern diese für die Zusammenarbeit relevant sind
✅ Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregistereinträge oder Wirtschaftsauskunfteien)

Erhebung von Daten aus anderen Quellen

In bestimmten Fällen erhalten wir personenbezogene Daten aus anderen Quellen, etwa:

• Von Dritten, wie Wirtschaftsauskunfteien, um geschäftliche Risiken (z. B. Bonität) einzuschätzen.
• Aus öffentlichen Registern oder Websites, wenn diese Daten für die Zusammenarbeit relevant sind.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt nur im gesetzlich zulässigen Rahmen und dient der sicheren Geschäftsabwicklung.

Zu welchen Zwecken und auf welcher rechtlichen Grundlage verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Die Verarbeitung von Stamm- und Verlaufsdaten erfolgt, um bestehende Verträge mit unseren Geschäftspartnern umzusetzen oder um vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen. Dazu gehören unter anderem die Erstellung von Angeboten oder die geschäftliche Korrespondenz. Grundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO.

Unabhängig von der Rechtsform des jeweiligen Geschäftspartners können personenbezogene Daten von Ansprechpartnern verarbeitet werden, um berechtigte Interessen an einer effizienten Geschäftsbeziehung zu wahren. Diese Verarbeitung basiert auf Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO.

Darüber hinaus sind wir gesetzlich verpflichtet, bestimmte Daten zu verarbeiten, beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher oder behördlicher Meldepflichten. In diesen Fällen erfolgt die Verarbeitung gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. c DSGVO.

Zusätzlich kann die Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserem oder einem dritten berechtigten Interesse basieren. Dies umfasst unter anderem:

• Die Bewertung wirtschaftlicher Risiken im Zusammenhang mit unseren Geschäftsbeziehungen, beispielsweise zur Absicherung gegen Zahlungsausfälle.
• Die Durchsetzung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche.
• Maßnahmen zur Betrugsprävention sowie zur Verhinderung oder Aufklärung strafrechtlich relevanter Vorgänge.
• Die Optimierung unserer Geschäftsprozesse, einschließlich interner Steuerungs- und Risikomanagementsysteme.

Falls wir personenbezogene Daten auf Basis einer Einwilligung verarbeiten, geschieht dies ausschließlich zu den in der Einwilligung festgelegten Zwecken und basiert auf Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO.

Widerruf einer Einwilligung

Gemäß Artikel 7 DSGVO haben Sie jederzeit das Recht, eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widerrufen. Dabei gilt:

• Die Einwilligung ist freiwillig und kann ohne Nachteile verweigert werden.
• Falls Sie eine Einwilligung widerrufen, kann dies Auswirkungen auf bestimmte Dienstleistungen haben, die ohne die entsprechenden Daten nicht erbracht werden können.
• Der Widerruf gilt ab dem Zeitpunkt des Widerrufs für die Zukunft – eine rückwirkende Löschung bereits verarbeiteter Daten ist nicht automatisch gegeben, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Den Widerruf können Sie formlos per Post, Fax oder E-Mail über die oben genannten Kontaktmöglichkeiten einreichen.

Ist die Bereitstellung personenbezogener Daten verpflichtend?

Damit eine Geschäftsbeziehung zustande kommen kann, ist die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten erforderlich. Falls die Angabe dieser Daten verweigert wird, kann dies dazu führen, dass eine Zusammenarbeit nicht möglich ist.

Sollten weitere personenbezogene Daten über die erforderlichen hinaus erhoben werden, informieren wir Sie gesondert darüber, ob die Bereitstellung gesetzlich oder vertraglich erforderlich ist oder auf freiwilliger Basis erfolgt. Daten, deren Angabe freiwillig ist, werden entsprechend gekennzeichnet.

An wen werden personenbezogene Daten weitergegeben?

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten intern in unserem Unternehmen verarbeitet. Der Zugriff auf diese Daten ist auf die Abteilungen und Mitarbeitenden beschränkt, die diese Informationen zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Dies geschieht auf Basis eines Rollen- und Berechtigungskonzepts, das den Zugriff auf relevante Daten steuert. Zu den typischen internen Empfängern gehören insbesondere:

• Buchhaltung (z. B. zur Abwicklung von Rechnungen)
• Vertrieb (z. B. zur Kommunikation mit Geschäftspartnern)
• Weitere Dienstleistungsabteilungen, falls dies für die Erbringung der vereinbarten Leistungen erforderlich ist
• IT-Abteilung, soweit es für die Verwaltung und Wartung unserer IT-Systeme notwendig ist

Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte

In einigen Fällen kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten an externe Stellen weiterzugeben. Dies geschieht nur im gesetzlich zulässigen Rahmen. Externe Empfänger können insbesondere sein:

• Von uns beauftragte Dienstleister, die bestimmte Aufgaben übernehmen und dabei personenbezogene Daten verarbeiten (z. B. IT-Dienstleister, Zahlungsdienstleister oder externe Berater). Diese Dienstleister handeln im Rahmen vertraglicher Vereinbarungen, die die Einhaltung des Datenschutzes sicherstellen.
• Behörden und öffentliche Stellen, sofern eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht.

Nutzen wir automatisierte Entscheidungsprozesse?

Nein, wir setzen keine automatisierten Entscheidungsprozesse oder Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO ein. Sollte dies in Zukunft erforderlich sein, werden betroffene Personen rechtzeitig darüber informiert.

Werden Daten außerhalb der EU übermittelt?

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Eine Übermittlung in Drittländer findet derzeit nicht statt. Falls eine solche Übermittlung künftig notwendig sein sollte, stellen wir sicher, dass sie nur unter Einhaltung angemessener Datenschutzgarantien erfolgt.

Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie es für die Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist. Eine Löschung erfolgt automatisch, sobald die Speicherung nicht mehr notwendig oder rechtlich unzulässig ist.

In bestimmten Fällen können jedoch gesetzliche Aufbewahrungspflichten eine längere Speicherung erfordern, insbesondere:

• Steuerliche und handelsrechtliche Vorgaben: In der Regel müssen geschäftsrelevante Unterlagen für einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren aufbewahrt werden.
• Dokumentation von geschäftlichen Transaktionen: Stammdaten und Verlaufsdaten werden mindestens bis zum Ende der Geschäftsbeziehung gespeichert. Eine Löschung erfolgt erst, wenn der Zweck der Verarbeitung endgültig entfällt.

Falls personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert werden, werden sie entsprechend gesperrt und nicht mehr aktiv verarbeitet. Dies bedeutet, dass sie nur noch für den jeweiligen Zweck (z. B. für Steuerprüfungen) zugänglich sind.

Welche Rechte haben betroffene Personen?

Jede betroffene Person hat gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können eine Bestätigung darüber erhalten, welche personenbezogenen Daten über Sie gespeichert sind und zu welchem Zweck diese verarbeitet werden.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Falls Ihre Daten fehlerhaft oder unvollständig sind, können Sie eine Korrektur verlangen.
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dem entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Unter bestimmten Umständen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Falls Ihre Daten auf Basis einer Einwilligung oder eines Vertrags verarbeitet werden, können Sie verlangen, dass Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format übermittelt werden.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus besonderen Gründen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit über die im Abschnitt „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?“ genannten Kontaktmöglichkeiten erreichen.

Falls Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Zusätzlich haben Sie das Recht, gemäß Art. 77 DSGVO eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen. Eine Liste der deutschen Aufsichtsbehörden finden Sie unter:
🔗 Bundesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit (BFDI):
https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/AufsBehoerdFuerDenNichtOeffBereich/AufsichtsbehoerdenNichtOeffBereich_liste.html

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Da sich gesetzliche Anforderungen und technische Entwicklungen im Datenschutzbereich fortlaufend ändern, behalten wir uns vor, diese Datenschutzerklärung regelmäßig anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit über unsere Website abrufbar.

JobInside UG – Ihr Datenschutz ist uns wichtig!

📅 Stand: März 2025